El reto
CLH, la principal empresa española de almacenamiento y transporte de productos petrolíferos, está inmerso en un proceso interno para la formalización de todas las servidumbres de pasos de sus oleoductos ubicados en España.
El cliente cuenta con un repositorio de información desactualizado e incompleto, con un gran número de documentos físicos sin revisar y sin asociar a la finca catastral correspondiente. Axis Corporate propuso establecer un servicio de revisión y enriquecimiento de información: analizando, depurando y mejorando la calidad de los datos, habilitando a CLH a tomar la mejor decisión respecto a la formalización de las servidumbres de paso de los oleoductos.
Cómo ayudamos
Axis Corporate definió dos objetivos:
- Enriquecer la base de datos para disponer de toda la información necesaria de las fincas catastrales y digitalizar aquella documentación que estuviera en papel.
- Analizar la información disponible para entender la situación de las fincas catastrales y diseñar el mejor modelo de servicio para abordar los escenarios definidos para la formalización del registro.
Para ello, en un primer periodo se llevó a cabo un servicio de enriquecimiento de la base de datos de gestión patrimonial, con la información de los documentos de formalización de las servidumbres de pasos con los que cuenta nuestro cliente hasta el momento. Las principales acciones que se llevaron a cabo en esta primera fase fueron:
- Analizar y depurar la calidad de los datos de los registros de la BBDD de servidumbres.
- Revisar campos de BBDD para el análisis de la información.
- Digitalizar toda la información existente en formato papel de cada una de las servidumbres de la BBDD, realizando un análisis previo para identificar el documento válido más actual.
Debido a que durante la fase de enriquecimiento de la base de datos nos encontramos con muchas fincas sin documentación asociada, se estableció una nueva fase de resolución de incidencias para tratar de relacionar las fincas con la documentación.
La segunda fase consistió en realizar un análisis de la BB.DD. El análisis se realizó en base a unos determinados criterios para obtener un listado ordenado y priorizado de las servidumbres y tener una foto actualizada de la situación en la que se encuentran las fincas (% no inscritas, % privadas, ranking por provincias, etc.).
Una vez entendida la situación de las fincas se diseñó el modelo de gestión del servicio, basado en tres líneas: procesos, organización y gobierno, y herramientas.
Las principales actividades para cada línea se detallan a continuación:
- Procesos. Elaborar flujogramas de procesos: planificación, inscripción por tipo de documento, seguimiento y control y conciliación y pagos. Definir plantilla de planificación.
- Organización y gobierno. Descripción del puesto de campo: conocimientos, habilidades, funciones y responsabilidades. Elaborar el modelo de relación entre las diferentes partes: equipo de campo – responsables del servicio – cliente. Definir el modelo de comunicación con cliente y los responsables del mismo.
- Definir las funcionalidades de una herramienta que soporte el proceso de Ejecución y genere los cuadros de mando definidos (reporting) de ayuda a la gestión: Workflow de ejecución + conciliación + cuadros de mando.
Impacto
El enriquecimiento de la base de datos del gestor patrimonial ha sido un aspecto fundamental para disponer de un repositorio de información actualizado y que garantice unos resultados mucho más óptimos en anteriores análisis, además de generar mayor eficiencia en la operativa diaria.
Como resultado de la calidad y disponibilidad de la información partimos de un 30% de la documentación en la BBDD consiguiendo un 93% después de terminar la fase de enriquecimiento, asimismo, se digitalizó el 100% de la documentación histórica.
El resultado del diseño del modelo es disponer de un modelo de gestión teórico donde se recoja toda la operativa detallada para la puesta en marcha del proyecto de inscripción de las servidumbres, junto con el diseño de una herramienta que facilita la operativa, seguimiento, control y reporting del proceso de formalización.
Si CLH decide abordar un proyecto de estas dimensiones contará con las herramientas para garantizar el éxito.
