Una oficina de gestión de proyectos, también conocida por sus siglas PMO, es un departamento o grupo que define y mantiene estándares de procesos, generalmente relacionados a la gestión de proyectos, dentro de una organización. Pero, ¿cuáles son las claves para lograr una gestión eficiente de proyectos? ¿Cuáles son los retos a los que debe enfrentarse? La PMO debe cumplir y asegurar los objetivos siguientes :
- La definición e implantación de una metodología para el seguimiento de Proyectos
- La aportación de un conocimiento diferencial (áreas funcionales y expertise tecnológica) en cada proyecto.
- El modelo de gestión de las relaciones en este ámbito dentro de la Dirección de Sistemas.
- El diseño e implantación de un adecuado Reporting para las diferentes iniciativas, que permita asegurar el avance de las mismas y la pronta identificación de riesgos y desviaciones.
- El aseguramiento de una comunicación bidireccional y como equipo con los diferentes “Business Partners” que interactúan con las correspondientes áreas de negocio al respecto de los Proyectos
- Ser el punto focal de comunicación e integración de información con los distintos actores (internos y externos).
- El control de proyecto.
Nuestra visión de la PMO
Para llevar a cabo un seguimiento y control eficiente del conjunto de proyectos se requiere la existencia de una Oficina de PMO Corporativa que asegure el alineamiento del conjunto de proyectos con la Visión de la Compañía. Por otro lado, son necesarias PMO de proyectos singulares para aquellos que por su complejidad o criticidad requieren de un seguimiento y control más especializado. Estas PMOs reportan siempre a la Oficina de PMO Corporativa.
Las principales funciones que deben realizar la Oficina de PMO Corporativa y las PMOs de proyectos singulares se detallan a continuación:
- Categorizar y organizar cada proyecto dentro del Programa de Transformación
- Evaluar y asesorar sobre el dimensionamiento de recursos necesarios para cada iniciativa (PMO de proyectos singulares, gestión del cambio) asegurando el objetivo de flexibilidad
- Definir una metodología estándar y normalizar formatos
- Establecer un modelo de gobierno y de relación para la coordinación de las actividades
- Definir el modelo de gestión documental
- Gestionar alcance, avance y riesgos globales
- Controlar la rentabilidad del conjunto de proyectos
- Garantizar una implantación alineada con la nueva Visión de Compañía
- Medir y realizar un reporting global del conjunto de proyecto
Competencias claves de la Función de PMO
- Transferencia de conocimiento. Trabajamos con el cliente para transferir habilidades y conocimientos y crear capacidad sostenible dentro de la organización.
- Mejora continua e innovación. Identificamos oportunidades de mejora constantemente y buscamos iniciativas que permitan innovar en la empresa para conseguir ventaja competitiva.
- Gestión presupuestaria. Ayudamos a la elaboración de los presupuestos y establecemos controles para garantizar la transparencia de los costes.
- Estructura de gobierno. Establecemos una estructura de gobierno apropiada a la complejidad y el tamaño del programa y la organización.
- Planificación y Seguimiento. Consolidamos en un plan integrado la planificaciones específicas por proyecto ,identificando las dependencias, relaciones y puntos críticos.
- Quality Assurance. Establecemos sistemas de calidad en cada una de las actividades realizadas para asegurar el éxito del programa.
- Reporting y Gestión de riesgos. Establecemos “dashboard reporting“ de alertas que estén por debajo de los objetivos establecidos. Identificar, clasificar, evaluar y mitigar los riesgos.
- Control del cambio. Establecemos un proceso de control de cambios para permitir determinar el impacto del cambio del programa sin frenar la entrega.
Claves para lograr una gestión eficiente de proyectos
