El Gobierno español tiene hasta el 26 de junio de 2017, para poner en vigor las novedades de la 4ª Directiva Prevención de Blanqueo de Capitales y la Financiación del Terrorismo, publicada el pasado 5 de junio de 2015.
En el caso del sector inmobiliario, el cambio más importante que introduce esta 4ª Directiva sobre prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo es la inclusión como sujeto obligado de las empresas de gestión de alquileres. Por tanto, los agentes inmobiliarios que adicionalmente a la gestión de compra venta de inmuebles, participen en actividades de gestión de alquileres tendrán que ampliar el alcance de sus políticas de prevención de PBC & FT y sus medidas de control interno. Mientras que aquellos agentes inmobiliarios que solo participen en actividades de gestión de alquileres tendrán que diseñar e implementar las medidas necesarias.
Desde Axis Corporate y con nuestra dilatada experiencia en el sector financiero español e internacional, proponemos un plan de 5 pasos para conseguir el cumplimiento normativo deseado en el sector.
Paso 1. Disponer de un modelo de evaluación y gestión del riesgo de negocio
La entidad en cuestión tiene que considerar que el riesgo de verse involucrado en una actividad de blanqueo de capitales o de financiación del terrorismo está directamente relacionada con el tipo de actividad que desarrollen sus unidades de negocio, los productos que éstas ofrezcan al mercado, los clientes potenciales, el área geográfica de operación y los canales de distribución utilizados.
Cuando se hayan analizado las variables mencionadas, la entidad podrá definir su “Apetito de Riesgo”. El “apetito de riesgo” es el riesgo dispuesto a asumir por la organización, una vez se tiene claro, el siguiente paso es definir las medidas de control para mitigar dichos riesgos, así como las medidas de diligencia debida.
Paso 2. Implantar el proceso de debida diligencia – Conocimiento del cliente
Habiendo definido las medidas de debida diligencia, la entidad puede decidir si las aplica internamente o si confía su aplicación a terceros como permite el reglamento (art. 8 de la Ley y 13 del Reglamento).
El sujeto obligado puede acudir para aplicar las medidas de diligencia a terceros, pero no se exime de responsabilidad al sujeto obligado. El tercero viene obligado a remitir inmediatamente la información sobre el cliente, y cuando se le solicite, copia de los documentos que acrediten la información suministrada sobre dicho cliente. El acuerdo que ha de documentarse por escrito puede ser para todas las medidas de diligencia o sólo para algunas, teniendo que comprobar el sujeto obligado que el tercero está sometido a obligaciones en materia de PBC y FT, es objeto de supervisión y cuenta con procedimientos adecuados para poder realizar las medidas de diligencia y de conservación de documentos.
Paso 3. Habilitar mecanismos de información y comunicación de actividades sospechosas
El proceso debida diligencia estará diseñado para detectar operaciones o relaciones de negocio sospechosas. Cuando se detecte una actividad sospechosa deberemos de proceder a realizar un examen especial que será comunicado como indicio al ente regulador, en España es el SEPBLAC, bajo unos criterios de secretismo y confidencialidad muy estrictos que prohíben la revelación a cliente y terceros.
Si los directivos o empleados deciden comunicar de buena fe al regulador actividades sospechosas serán exentos de responsabilidad bajo los criterios de secretismo y confidencialidad.
Para cumplir con las obligaciones de información el sujeto obligado deberá conservar los documentos exigibles en aplicación de las medidas de diligencia debida 10 años desde terminación de la relación de negocio o ejecución de operación ocasional.
Paso 4. Instaurar medidas de control interno
Los agentes inmobiliarios están obligados a que su órgano de administración realice las aprobaciones de operaciones por escrito y a la aplicación de las políticas y procedimientos adecuados de prevención de PBC y FT, a través de procedimientos de control interno. A su vez, se ha de designar a un representante ante el SEPBLAC (Comisión de Prevención de Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias).
El órgano de administración es el órgano de control interno-OCI (art. 26.2 de la Ley y 35.2 del Reglamento) y el responsable de la aplicación de las políticas y procedimientos adecuados de prevención de BC y FT. En este órgano tienen que estar representantes de las distintas áreas de negocio del agente inmobiliario.
Es muy importante seguir el principio de idoneidad de empleados, directivos y agentes a la hora de su selección.
El representante y OCI tienen que contar con los necesarios recursos materiales, humanos y técnicos para el ejercicio de sus funciones, y operarán separados funcionalmente del departamento de auditoría interna.
Para confirmar ante el regulador que el agente inmobiliario a cumplido con sus obligaciones será sujeto a un examen externo (art. 28 de la Ley y 38 del reglamento).
Paso 5. Activar la formación del front office
La primera línea de defensa y la más eficaz son los empleados “front office” de las compañías. Ellos son los que están en contacto directo con los clientes y los primeros en detectar posibles riesgos o anomalías operativas.
Para dotar a nuestra primera línea de defensa con las herramientas más eficaces es importante diseñar un plan de formación adecuado y personalizado a la naturaleza de la unidad de negocio y las funciones de los empleados en cuestión. Esta formación tiene que ser permanente para ayudarles a detectar las operaciones que puedan estar relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo y enseñarles la manera de proceder en tales casos.
Finalizaremos el plan de formación con una acreditación documentada demostrando así la formación continua y la adaptación a cambios regulatorios o modus operandi en operaciones delictivas.
Sanciones
Por la comisión de infracciones graves
Al sujeto obligado que ha incumplido se le impondrá una sanción de amonestación privada o pública y, acumulativamente, sanción de multa. Multa cuyo importe mínimo será de 6.000 euros y cuyo importe máximo podrá ascender hasta la mayor de las siguientes cifras: el 1 por 100 de los recursos propios de la entidad; el tanto del contenido económico de la operación, más un 50 por 100, o 150.000 euros.
Por la comisión de infracciones muy graves
En todo caso se impondrá sanción de multa, cuyo importe mínimo será de 90.000 euros y cuyo importe máximo podrá ascender hasta la mayor de las siguientes cifras: el 5 por 100 de los recursos propios de la entidad; el duplo del contenido económico de la operación, o 1.500.000 euros.
Acumulativamente se impondrá una sanción de amonestación pública o, tratándose de entidades sujetas a autorización administrativa para operar, la revocación de ésta. Asimismo, se podrán imponer la siguiente sanción a quienes, ejerciendo cargos de administración o dirección en el sujeto obligado, fueran responsables de la infracción: Separación del cargo, con inhabilitación para ejercer cargos de administración o dirección en cualquier entidad de las sujetas a esta Ley por un plazo máximo de diez años.
No podemos olvidar que, aunque la siguiente información esta enfocada a las agencias de alquiler, los cambios que incorpora la 4ª Directiva son significativos y las agencias de compra venta también tienen que actualizar sus políticas, procedimientos y medidas de control.
