El reto
En esta ocasión nuestro Cliente, un grupo empresarial proveedor de soluciones tecnológicas para el sector de la automoción con presencia internacional, se encontraba analizando las posibles alternativas que existían para la optimización de su función financiera a nivel global. Un periodo reflexivo profundo para la empresa pues esta optimización afectaría a todos los aspectos fundamentales sobre la ejecución de sus actividades y tareas; eficiencia de las operaciones, ubicaciones, estructuración y costes.
La optimización se sustentó sobre un enfoque centrado en la contratación de un servicio de Business Processes Outsourcing (BPO), servicio que consiste en la externalización parcial de tareas o funciones ligadas a los procesos de la función financiera.
Nuestro Cliente en este caso, nos solicitó soporte para asegurar que el contrato de servicio BPO, a nivel mundial y para un periodo de cinco años, alcanzara con éxito los cuatro objetivos marcados y establecidos en el periodo de definición del servicio:
- Mejora en la eficiencia de los procesos financieros mediante la utilización de tecnologías más avanzadas e innovadoras que ayudasen a una ejecución más eficiente de las actividades y tareas de los procesos
- Mejora en la cobertura funcional cumpliendo los requerimientos y aumentando las expectativas sobre las capacidades de la función financiera.
- Aumento de la calidad del servicio impactando en los resultados y SLAs de los procesos financieros al tener que mejorar los actualmente disponibles en el Grupo.
- y, mayor especialización y por lo tanto, mayor agilidad y mejor reacción a los cambios, mejorando la agilidad ante un entorno financiero tan cambiante y un entorno regulatorio en constante evolución.
Cómo ayudamos
En este tipo de proyectos siempre partimos de un entendimiento global sobre los servicios de BPO que detallamos a continuación a través de esta imagen.
El trabajo realizado, juntamente con el equipo financiero de nuestro Cliente, se basó en los siguientes frentes de trabajo claramente definidos:
- Un primer análisis donde evaluamos los aspectos relevantes para la contratación del servicio de externalización de la función financiera. El contexto actual de la función a nivel mundial fue un servicio ofrecido por la función financiera en los diferentes países y regiones que buscaba prever cómo estarían cubiertos estos servicios por el nuevo proveedor de BPO y cuáles eran los beneficios esperados del proceso de externalización de las actividades y tareas.
- Valoración detallada del Business Case elaborado por el futuro proveedor del servicio para comprender qué beneficios deberá proporcionar la contratación de este servicio BPO. Estos debieron plasmarse de forma concreta en el contrato de servicio.
- Evaluación completa de todos los apartados del contrato de servicio y anexos existentes emitidos por el futuro proveedor de servicio, interactuando con dicho proveedor y resolviendo las dudas existentes sobre los puntos clave que deban quedar claros. Actuamos como facilitador para alcanzar un acuerdo sobre el contrato final.
- Además, Axis Corporate facilitó el proceso de Negociación asegurando la calidad del servicio (asegurando que los aspectos técnicos del contrato cubrieran las necesidades reales de nuestro Cliente).
Impacto
El enfoque, prestaciones y coberturas del servicio de BPO quedaron optimizadas y claramente reflejadas en el contrato de servicio de externalización de la función financiera. Axis Corporate logró garantizar la cobertura de las necesidades planificadas y las reales de nuestro Cliente a lo largo de toda la duración del contrato.
Con el enfoque y el trabajo proporcionados por nuestro equipo de trabajo, el cumplimiento del Business Case se incluyó como parte fundamental del contrato de servicio. De esta forma logramos asegurar, a nuestro Cliente, la consecución de los objetivos por lo que surge este Programa de transformación.
El precio inicial del contrato se ajustó a los servicios proporcionados por el proveedor del servicio y se alinearon con el éxito del Business Case (palanca principal y fundamental del lanzamiento del Programa)
