Definición e implantación del Gobierno del Dato en una organización del Tercer Sector

Los datos son un activo fundamental que ha crecido y crece de manera exponencial en las organizaciones, a un ritmo tan elevado que ha alcanzado en la carrera a la propia tecnología, la que ha tenido que adaptar sus soluciones a contrarreloj para ofrecer escalabilidad y flexibilidad a sus clientes, entre otras características. Esta tendencia ha provocado que las organizaciones comiencen a interiorizar la verdadera necesidad de gobernar sus datos y procesos de datos de manera eficiente con el objetivo explotar estos activos y mejorar el proceso de toma de decisión. A continuación, se contextualiza y expone el caso específico de definición e implantación del Gobierno de datos en una organización perteneciente al denominado “Tercer Sector”.

El tercer sector es el que engloba a todas aquellas organizaciones no gubernamentales cuyas actividades se caracterizan por no tener ánimo de lucro.  A pesar de su actividad, de carácter social, como cualquier otra organización, captura, almacena y explota datos, con la diferencia de que su objetivo está enfocado a acercarse a las personas, comunicar y promover actividades sociales, culturales o educativas sin obtener un beneficio económico a cambio, pero asegurando la privacidad y confidencialidad de la información.

Por ello, la definición e implantación del Gobierno del Dato en una organización con estas características, en la que las decisiones en base a datos no tienen afán lucrativo, lo hace distintivo y pone de manifiesto que el Gobierno de Datos es una necesidad si se quiere formar parte de esta era digital. Adaptándose a la transformación que se está produciendo, evitando la obsolescencia y sin perder de vista a la variable protagonista para este sector, las personas.

Para poder llevar a cabo la definición y ejecución del modelo se dividió en diferentes fases en las se acometieron actividades específicas.

• Fase 1: Análisis de situación en la que:

  • Se identificó a un alto nivel la situación AS IS sobre los procesos y gestión de datos de las áreas de negocio y TI.
  • Se generó una matriz de madurez, gaps y dependencias en materia de gestión de datos, adaptando las variables a estudiar y generando una priorización de las áreas teniendo en cuenta: impacto de los datos o informes, actividad, los gaps, las dependencias y la madurez previamente obtenida.
  • Se definieron los modelos operativos viables junto con sus pros y contras para aterrizar la reflexión sobre los principales roles y funciones que debían conformar la Oficina de Gobierno de Datos en la organización.
  • Finalmente, y dada la estructura y forma de gestión de la organización, el modelo de Gobierno de Datos que se adoptó se basó en la identificación de responsables de datos por cada área (Data Stewards) con comunicación directa con la Oficina de Gobierno, constituida por el Chief Data Officer (CDO) y que incorpora las áreas de conocimiento de Gestión de Datos, Arquitectura de Datos y herramientas, Sistemas Corporativos y Business Intelligence.

• Fase 2: Diseño del modelo operativo y estrategia en la que se:

  •  Definió en detalle el modelo operativo, así como los roles y las funciones que lo componen.
  • Se estructuró y detalló la política y marco de gobierno como constitución de las bases para el mismo.
  • Se definieron los estadios por los que deberá pasar la organización hasta llegar a la madurez en gobierno y gestión de datos propuesta, elaborando una estrategia y plan de acción adecuados.
  • Se estableció el plan de comunicación a todas las áreas de la organización.

• Fase 3: Soporte a la puesta en marcha del Gobierno de Datos.

  • Durante esta fase se puso en marcha todas las acciones identificadas para poder cumplir con la estrategia, basada en dar soporte al asentamiento del gobierno de datos, a través de tres líneas: gestión de datos y arquitectura de datos y soluciones tecnológicas avanzadas, para la identificación de requerimientos de datos, metadatos y calidad desde el punto de vista de la gestión pura de los datos y su arquitectura. Y la tercera, la estrategia, para hacer seguimiento de su avance a través de la definición de Objectives Key Results (OKRs).

Desafíos internos de la organización

A continuación, enumeramos los principales desafíos que se han abordado durante este ejercicio y que deberán seguir abordándose para alcanzar el estadio Data Driven establecido como meta a largo plazo en la organización:

• Entender que el gobierno de datos no es un proyecto si no la inclusión de una nueva función que constituirá un marco que permitirá una gestión efectiva de los principios de los datos: integridad, disponibilidad, seguridad y usabilidad.

• Ejecutar una adecuada gestión del cambio en la implantación del Modelo de Gobierno. Que nos permita establecer un modelo de gobierno que sea percibido como un apoyo, guía y propulsor de iniciativas.

• Definir y transmitir efectivamente las responsabilidades en la gestión de datos, ya que son compartidas. Difundiendo sus beneficios y poniendo en marcha la estrategia de manera gradual, de forma que el Gobierno sea percibido como una función facilitadora.

• Trabajar en la misma dirección. Se ha diseñado un flujo de comunicación efectiva, definiendo y establecido mesas de trabajo, además de los comités, que sean percibidas para trabajar de manera operativa y conjunta.

• Aunar tecnología y gobierno. La tecnología es un medio, no un objetivo. Por ello, se han tomado los requerimientos de datos, calidad, metadatos, seguridad y privacidad etc.  de manera colaborativa, para que esta tecnología cubra las necesidades de las áreas de negocio, de TI y también de supervisión y monitorización del Gobierno de datos.
• Mejora continua. A través del diseño de un modelo de scoring monitorizar los procesos y datos, con el objeto de ofrecer una visión que facilite su mejora continua y asegure la calidad de los datos.

• Transmitir y extender de forma adecuada la cultura Data Driven a todas las áreas de la organización. Se ha comunicado a las áreas los fundamentos y objetivos que persigue la Oficina de Gobierno del Dato, teniendo en cuenta sus necesidades de datos y su uso en la toma de decisiones para generar una estrategia de datos conjunta, continua y en constante adaptación de la que toda la organización forma parte.

• Modelo de Gobierno adaptado en función de la operativa de la organización. Se ha diseñado un modelo que es referencia y que proporciona una política, marco de gobierno y procedimientos que sirven de herramientas a las áreas que componen la organización y constituyen una forma de proceder sólida y homogénea. Mejorando procesos, evitando retrabajos y promoviendo la democratización de los datos.

• Alineación de estrategias. Se ha alineado la estrategia global de la organización con el resto de las estrategias en materia de datos que están presentes en la organización.

• Órganos de gobierno y flujos de comunicación consistentes. Se ha definido un comité en el que poder llevar el seguimiento de los avances de la incorporación de la función de Gobierno durante los inicios, y definido para que pueda estar orientado a llevar a cabo un seguimiento de la calidad, debatir y promover iniciativas o solventar problemas relativos a los datos y procesos de datos cuando estos se produzcan.

• Información documentada y centralizada. Se ha promovido la incorporación de herramientas como: glosario de negocio, para centralizar, definir y catalogar de forma unívoca los términos de negocio; herramientas de gestión de metadatos, que permiten centralizar y poner a disposición la información técnica de los activos de datos e incluso, vincularla con los términos de negocio.

• Información confiable que permite su utilización en la toma de decisiones. Se ha procedimentado la monitorización y seguimiento de calidad de los datos, los procesos y los sistemas que los almacenan. También se consigue a través de la implementación de herramientas que permiten disponer de su trazabilidad.