Diseño e implantación de una Oficina de Transformación

Nuestro cliente es un grupo farmacéutico referente a nivel internacional dedicado a la investigación, desarrollo, producción y comercialización de medicamentos innovadores. Nuestro proyecto ha consistido en el diseño y la puesta en marcha de una nueva Área de Transformación en la filial española de la organización, una de las filiales más relevantes del grupo.

El Comité de Dirección se marcó como objetivo la mejora de la visión global y priorización de los proyectos más estratégicos de la compañía para poder focalizar las inversiones y tener un mayor control que asegurara la consistencia, la ejecución eficaz y eficiente de las iniciativas y mejorar los ratios de éxito de las iniciativas clave que se llevaban a cabo.

Además, de forma paralela, se planteaba la necesidad de crear un área que fuera capaz de diseñar un modelo propio de gestión de proyectos, que asegurara los estándares de calidad en términos de project management, a la vez que impulsara un cambio cultural de la organización hacia el Mindset Agile. El proyecto tuvo un fuerte componente de gestión del cambio.

Axis Corporate trabajó junto a los equipos directivos y middle-management para la creación de una Oficina de Transformación Agile que actuó como área estratégica para la toma de decisiones clave del Comité de Dirección.

Con este proyecto se diseñó un modelo propio de gestión de proyectos y se definió el journey de proyectos. Para ello, se establecieron los filtros y criterios de selección y priorización que permitían la evolución de las iniciativas en el funnel, considerando todo el viaje: la identificación y generación de iniciativas, su conversión a proyectos, su ejecución, la evaluación de impacto y la retrospectiva.

¿Cómo lo hicimos?

• Diseño del journey de proyecto con la definición de Gates y criterios de priorización de proyectos en base al modelo de negocio de la compañía.

• Diseño de un modelo propio de gestión de proyectos que se creó de forma conjunta y participativa con los equipos de la compañía teniendo en cuenta el amplio expertise de los equipos de Axis Corporate.

• Creación de una nueva área en la organización, con equipo propio, que asumió las siguientes funciones.

• Gestión del Cambio y Comunicación Interna para mover la organización hacia un Mindset Agile.

El proyecto aseguró un alto nivel de previsibilidad, la mejora de la eficiencia, el ahorro de costes, el incremento de éxito de las iniciativas y la creación de un método y lenguaje propio de gestión de proyectos.

Se fomentó una nueva manera de generar ideas que impulsaban el plan estratégico y se impulsó el desarrollo de una cultura altamente colaborativa y participativa, así como la introducción de metodologías Ágiles en la organización.

Tras la finalización del proyecto, se consiguieron impactos significativos en los siguientes indicadores:

• Visión global de los proyectos clave de la organización: la nueva área garantizó una mejor operativización de la estrategia de la compañía y proporcionó una visión global de iniciativas y proyectos en marcha que facilitó la toma de decisiones al Comité de Dirección.
• Eficiencia y eficacia en la ejecución de proyectos: se obtuvieron mejoras significativas en eficacia y eficiencia en la etapa de ejecución de proyectos.
• Riesgos de proyectos: el modelo permitió la detección anticipada de todos los riesgos ocultos para el product owner y, una vez identificados, se gestionaron de forma ágil con planes de contingencia más efectivos.
• Calidad de los proyectos: el proyecto permitió establecer sistemas de aseguramiento de la calidad de los distintos hitos del proyecto generando mejoras sustanciales en la calidad de entregables, flujos de aprobación, gestión de recursos y gestión de riesgos, entre otros.
• Sobrecoste de proyectos: la creación del área fue clave para la implantación de unos claros procesos de seguimiento y control de las modificaciones en plazo, coste y alcance.
• Variación del alcance e interdependencia: se obtuvo un control de la variación de alcance y dependencias de los proyectos en un 100% de los casos.
• Nivel de satisfacción: los product owners valoraron de forma positiva los beneficios del método de gestión de proyectos, la introducción de metodologías Agile en project management de la propia área de Transformación, así como el grado de visibilidad y transparencia de la organización.
• Ciclo de ejecución del proyecto: el proyecto supuso que casi la totalidad de los proyectos activos se ejecutaran en ciclos más cortos dado que el método les permitió la ejecución de sus proyectos de forma más ágil y controlada.
• Adopción de Mindset Agile: la organización reconoció que el Área de Transformación fue clave para la introducción de nuevos hábitos y maneras de hacer por su impacto en el modelo de liderazgo de la compañía gracias a la potenciación del Mindset Agile.