¿Puede ser un modelo de contrataciones estándar y flexible a la vez?

Nuestro cliente es un club de fútbol reconocido, el cual se encuentra en un momento de cambio y transformación importante.

Dentro de este contexto se detectó la necesidad de revisar el proceso de contrataciones, ya que tras una reflexión interna se identificaron diversas problemáticas a solventar.

El alcance de la reflexión incluía tanto las contrataciones de bienes y servicios, como las contrataciones de deportistas, que en el caso del sector de los deportes son la “materia prima” de la compañía.

Revisión proceso contrataciones

• Contrataciones de bienes y servicios
  Contrataciones de deportistas

Problemática

Las problemáticas con las que se encontraba el club eran las siguientes:

• Modelo de contrataciones complejo, que generaba dificultad por parte de los participantes de entender sus responsabilidades y las actividades que debían realizar.
• Modelo rígido, que no abarcaba todas las casuísticas que existían en el Club.
• Modelo ineficiente con duplicidad de tareas y gran número de participantes que impactaba en tiempos de elaboración y validación de un contrato muy elevados.

Estas problemáticas hacían que debido a las necesidades del día a día y al contexto específico de un Club en el que se deben realizar contrataciones de forma ágil en momentos determinados, muchas operativas se acababan registrando fuera del sistema.

Nuestro reto era poder acompañar al Club en la definición de un modelo de contrataciones óptimo soportado por un sistema, en el que de forma eficiente pudieran convivir un proceso de contrataciones recurrentes durante todo el año, y procesos de contrataciones específicos que tiene lugar en unos momentos concretos de la temporada y que deben ser menos rígidos y más ágiles.

Los puntos clave que nos permitieron obtener un proceso estándar y eficiente a la vez que ágil y flexible fueron los siguientes:

• Se realizó una correcta categorización de las contrataciones (category management) con el objetivo de definir un maestro que cubriese todas las casuísticas y que permitiera establecer un proceso de gestión y aprobación de contrataciones eficiente, adaptado a cada situación.
• Una vez obtenida la categorización se diseñó un modelo óptimo basado en dos procesos básicos simples, para intentar estandarizar y hacer el modelo lo menos complejo posible:
  • Flujo de contrataciones de bienes y servicios
  • Flujo de contrataciones de jugadores
• Para cada tipología de contratación se identificaron las fases asociadas a los flujos estándar que eran necesarias y cuales no, de esta forma pudimos simplificar los pasos de aquellas contrataciones que por temporalidad o tipología deben ser más ágiles y no deben de tener tantos participantes y pasos asociados.
• Definición de los roles y funciones de forma clara para cada ámbito de actuación dentro del proceso,para evitar duplicidades, ineficiencias o que los participantes no tuviesen claro cómo y cuándo actuaban.
• Finalmente se definió el flujo de aprobación asociado al proceso a través de las siguientes medidas:
  • Empoderamiento de las áreas de negocio (en el caso de las compras de bienes y servicios) a través de lareducción de la participación de áreas transversales para intentar hacer el proceso lo menos burocrático posible e intentar disminuir el número de aprobadores
  • Eliminación de las aprobaciones dobles
  • Incorporación de más o menos aprobadores según la categoría de contratación
  • Definición de un modelo de gestión y aprobación del presupuesto previo a la realización de cualquier tipo de contratación que permitiese a las áreas autogestionarse y simplificar la participación y aprobación de la gestión de las contrataciones por parte de las áreas de Finanzas y Controlling

Modelo de contrataciones óptimo

• Correcta categorización de las contrataciones
• Diseño modelo óptimo
• Identificación fases asociadas a los flujos estándar
• Definición roles y funciones
• Determinación flujo de aprobación

Una vez definido el detalle de todo el proceso, se definió un modelo de gestión y control asociado al proceso para garantizar el cumplimiento de los tiempos acordados y realizar un correcto seguimiento a partir de:

• Establecimiento de figuras de control de los procesos
• Definición de KPIs que marcan el tiempo objetivo para los principales hitos del proceso, con el objetivo de poder realizar un seguimiento detallado de cada una de las fases y detectar problemáticas o cuellos de botella con facilidad

Como último punto se definieron los requerimientos para poder traspasar todo el modelo de contratación definido en una única herramienta.

Con el proyecto pudimos implementar un nuevo proceso de contrataciones del club que cumplía con los siguientes requisitos:

• Modelo estándar y simple con una ordenación estructurada y lógica de los procesos, eliminando duplicidades y asegurando la participación de los miembros necesarios (40% de reducción del número de intervenciones en el proceso por parte de los participantes)
• Modelo flexible que permitiera incorporar todas las tipologías de contrataciones de bienes y servicios y de jugadores en una sola herramienta, sin tener un impacto negativo en relación con los tiempos asociados con el cierre de una contratación.
• Modelo eficiente: con una disminución de los tiempos de elaboración de ofertas y de contratos en un 50% (media de reducción del tiempo para todas las tipologías de contrataciones tanto de bienes y servicios como de jugadores)

• 40% de reducción del número de intervenciones de los participantes
• Tipologías de contrataciones en una misma herramienta
• 50% de reducción de tiempo en las contrataciones