El mundo tal como lo conocemos cambió inimaginablemente el pasado mes de marzo. Nuestras habitualmente asumidas libertades de movimiento, contacto social y elección fueron suprimidas para proteger la salud de nuestros trabajadores y de aquéllos que están en contacto con ellos, para evitar el contagio del Covid-19, virus que ha devastado el mundo en poco más de 3 meses.
Desde una perspectiva comercial, esta situación ha puesto de manifiesto una serie de desafíos para los que nos sentíamos preparados, pero, en realidad, la mayoría de nosotros no lo estábamos. Trabajar de forma remota, ocasionalmente, es algo que la mayoría de las personas y, en menor medida las empresas, están acostumbradas. Sin embargo, el hecho de tener que mantener esta situación durante un período prolongado, con la complicación adicional de dar continuidad a la educación en el hogar, el cuidado de familiares y/o personas dependientes, y la incertidumbre de cuánto durará esta crisis, ha creado una ‘nueva normalidad’ a la que nos hemos tenido que adaptar con muy poco tiempo para prepararnos.
Como firma de consultoría, pasamos la mayor parte del tiempo junto a nuestros clientes, ayudándolos a construir y hacer crecer negocios rentables y sostenibles. Este desafío se ha convertido en algo significativamente más importante cuando una parte de ellos se están enfrentando a la lucha por sobrevivir como organización, así como a la adaptación a este nuevo entorno de trabajo. Como consultores, debemos mostrar nuestra capacidad de aportar claridad a la ambigüedad y de encontrar soluciones donde otros solo ven problemas. A continuación, expongo algunas ideas sobre cómo nos hemos adaptado para mantener el negocio en funcionamiento y seguir asesorado a nuestros clientes, a la vez que protegemos a nuestro personal y mantenemos nuestra cultura en un mundo que se pasado a la versión online.
Claves para la adaptación al teletrabajo
Mantener el espíritu de colaboración
El vídeo es mejor que el audio, siempre que sea posible. Ver a tus colegas y clientes es mejor que sólo escucharlos. Hemos estado usando diversas plataformas de conversación como Zoom, Hangouts, Lifesize y Skype, para mantener el contacto con nuestra red. Esta acción es más personal, más productiva y ayuda a todos a sentirse más vinculados con su entorno profesional, mientras nos adaptamos al teletrabajo a corto plazo. Hemos descubierto que las herramientas de colaboración funcionan, pero el espíritu de colaboración es lo que las hace exitosas. Los grupos de trabajo pueden funcionar de manera efectiva, sin presencia física ni los contactos cara a cara. La tecnología actual nos proporciona herramientas que nos facilitan el trabajo en equipo, como el Google Docs, Slack, Trello, Sharepoint o MS, que ayudan a reunir a los grupos de trabajo en torno a objetivos comunes. Con mi equipo, hemos adoptado una política de «presidente rotativo» que ayuda a inyectar cierto dinamismo a las sesiones de trabajo. Continuamos adoptando las buenas disciplinas de inicio y fin de las sesiones, nombrando un secretario que resume las acciones y los próximos pasos a seguir, lo que ayuda a mantener el nivel de energía alto.
También es muy importante mantener el «almacén de conocimiento» en la medida que se extiende el patrón del teletrabajo. De este modo, se puede promover el uso de aplicaciones compartidas como Sharepoint y fomentar el uso de enlaces a documentos para minimizar el uso del ancho de banda.
Las reglas son importantes, pero también lo es la flexibilidad
Esta «nueva normalidad» para trabajar ha ejercido una gran presión sobre los hogares. Lo comparamos con unas “navidades extendidas», en el que las familias están juntas, sin descanso, durante más tiempo de lo habitual e inevitablemente… surgen las tensiones.
Respetar los compromisos externos es fundamental, ya que muchos colegas y socios tienen responsabilidades relacionadas con el cuidado de sus seres más cercanos, compromisos con la educación en el hogar, con su comunidad, etc., al mismo tiempo que manejan sus cargas de trabajo desde un entorno nuevo y desconocido. Nuestro enfoque ha sido acordar horarios y ser flexibles con las sesiones de trabajo, de manera que se ajusten a los compromisos de las personas, limitando las sesiones de 45 minutos a una 1 hora por cada una. Hemos seguido con nuestros stand-ups diarios y reuniones de equipo regulares, en un momento en que estamos alejados de nuestros colegas, es aún más importante construir un sentido de identidad y espíritu de equipo. Hemos mantenido todas las reuniones con nuestro equipo habitual, adaptando los formatos para que funcionen en la distancia, y hemos tratado de mantener la mayor cantidad de actividad comercial programada para continuar con nuestro “business as usual” y dar seguimiento a nuestros clientes y a las tareas previstas.
Sé creativo para logar el merecido descanso
La separación habitual entre la vida laboral y la vida personal ya venga marcada por el viaje diario, por el uso del ‘uniforme de trabajo’ o por cambiar de espacio físico al salir de la oficina, se ha interrumpido. La semana laboral puede entremezclarse con el fin de semana si no ponemos atención, ya que con las restricciones de movimiento vigentes, la mayoría de las personas han interrumpido sus rutinas de fin de semana, así como sus rituales de trabajo. En nuestro caso, hemos tratado de “aliviar” esta situación mediante la incorporación de un elemento de socialización en el lugar de trabajo doméstico -la cultura informal del café y la puesta al día es difícil de mantener en la distancia. Difícil, pero no imposible-. Uno de nuestros mayores éxitos hasta la fecha ha sido tener un almuerzo de equipo virtual y ponerse al día a través de videoconferencias, nuevamente con el objetivo de mantener algunas rutinas y estructuras regulares en nuestros días. Estos encuentros han sido un modo de compartir desde consejos sobre cómo aprovechar al máximo las restricciones de movilidad, descubrir nuevos libros y podcasts, tablas de ejercicios en el hogar, memes favoritos, hasta qué hacer y qué no hacer para una fiesta virtual de cumpleaños.
En general, podemos hacerlo bien, aprovechando lo mejor de las restricciones y encontrando algunos aspectos positivos en un período de primavera sombrío. Tomarnos el tiempo para conocer mejor a nuestros colegas, clientes y partners, verlos en un entorno (con suerte) más relajado. El hecho de seguir la resolución colectiva del país para «vencer juntos al virus» puede tener beneficios sorprendentes para construir relaciones más profundas. Una vez que hayamos superado las restricciones actuales y la vida vuelva a estar más cerca de la «vieja normalidad», recordaremos estos momentos y los juzgaremos por lo que hemos aprendido de ellos y por cómo de bien nos hemos adaptado. #quedateencasa.#Staywell.
