Contar con una herramienta eficiente de gestión de procesos empresariales comporta acelerar el diseño, análisis, eficiencia y gobernanza de todos y cada uno de los procesos en la empresa y, como consecuencia directa, mejorar los resultados empresariales, tanto en situaciones de Business As Usual (procesos en mantenimiento), como en situaciones de Business Transformation (procesos en rediseño, cambio, etc ).
Dentro del contexto de la transformación digital de las empresas, se hace imperante destacar otro gran beneficio y capacidad de las herramientas de gestión de procesos: acelerar los programas de transformación digital, minimizando a la vez los costes de ésta y los riesgos intrínsecos a una iniciativa de tal gran envergadura.
¿Cómo contribuye la gestión de los procesos a la aceleración y eficiencia de la transformación digital ?
A continuación, resumimos una parte de las capacidades y beneficios para la Transformación Digital que nos ofrece la correcta implantación de una herramienta de gestión de procesos (BPM/ Business Process Management).
- Proporciona flujogramas de procesos que se pueden automatizar directamente desde la propia herramienta. Un gran número de actividades, costes y tiempos se ahorrarán en las fases iniciales/ de diagnóstico de los proyectos de automatización durante la transformación digital.
- Construir un “gemelo digital” del mapa de procesos actual de la empresa es siempre una fuente de eficiencia y eficaz toma de decisiones. Ofrece cuadros y matrices analíticas para seleccionar qué procesos son más adecuados para aportar mayor beneficio con su automatización/digitalización. De esta manera se diseña y optimiza la Hoja de Ruta de Transformación Digital, empezando con la transformación digital de los procesos que mayor beneficio a corto plazo aportarán a la empresa.
- Facilita una visión sincronizada entre cada proceso y los sistemas que lo soportan. De esta manera disponemos de la matriz integradora “Processes Map – Technology Map”, con lo cual el análisis se facilita y nos permite ahorrar tiempo y recursos en el diagnóstico y creación de mapas relacionados para entender la complejidad, alcance e impactos de las iniciativas planificadas en los programas de transformación digital.
- Ayuda en el entendimiento, por parte de todas las áreas implicadas en la transformación digital, de por qué debemos dar los pasos de una y no de otra manera. Con ello se refuerza el compromiso y colaboración entre los participantes, con lo cual la gestión del cambio también se vuelve más eficiente y rápida.
- Clasifica los procesos por complejidad, predictibilidad, frecuencia, tipología, Business Value, madurez, riesgos, nivel de cumplimiento de normativas, etc., con lo cual proporciona a los decisores suficientes criterios objetivos para analizar y priorizar en base a los datos (data-driven decisión making).
- Facilita la visualización de las correlaciones entre roles, responsables, etc. a través de las matrices RACI en el Incident Management Process. Con ello se aumenta considerablemente la eficacia y eficiencia en la resolución de los incidentes que ocurren durante la ejecución de un Programa de Transformación Digital.
- Posibilita la gestión de riesgos asociados a los distintos procesos de negocios de la empresa. Gracias a ello se pueden gestionar y documentar todas las evidencias de los controles y planes de acción para gestionar los riesgos, siempre contando con la representación visual sencilla y dinámica de los mapas de calor de los riesgos.
En Axis Corporate consideramos que la transformación digital en las empresas es un camino, no una mera meta, y para hacer más eficiente este camino, incurrir en el menor número de riesgos y conseguir los beneficios intrínsecos a la transformación en el menor tiempo posible, contar con una herramienta de gestión de procesos es un facilitador indiscutible.
Sonia Gogova, Manager en Innovación e Inteligencia Competitiva
En nuestros proyectos, tanto internos como en clientes, hacemos uso de la herramienta ADONIS BPM Suite de nuestro partner BOC Group, cuyas ventajas vienen reconocidas por su posicionamiento en el Gartner Magic Quadrant, Gartner Peer Insights y Forrester EAMS Wave Leader.
Adonis incluye funcionalidades específicas para una gestión óptima de procesos, entre los cuales destacamos las siguientes:
- Workflow de aprobación con validación del proceso, notificaciones a los responsables para su revisión y aprobación, historial de cambios y archivado y comparador de versiones.
- Publicación de los procesos para tenerlos digitalizados y accesibles por cualquier empleado y desde cualquier soporte (web, móvil, informes PDF, etc.)
- Análisis que permite usar la información para entender las dependencias entre procesos, responsables, documentación, aplicaciones, riesgos, controles, indicadores, etc. en diferentes formatos (matriz, burbuja, simulación de procesos, etc.)
