Reto
El comité de dirección de nuestra entidad bancaria cliente encomienda a la dirección de Operaciones la evolución del modelo operativo del área en búsqueda de mayores eficiencias.
La búsqueda de eficiencia operativa lleva a la entidad a optimizar sus servicios de back-office mediante la identificación de sinergias y mejoras en los servicios y la optimización del sourcing/outsourcing. De este modo, el área de operaciones mejora el riesgo operativo, obteniendo con ello una mejora de la competitividad y la rentabilidad, así como una reducción de costes.
Beneficios de la externalización en Banca
La externalización es una fuente de consecución de eficiencias muy extendida y contrastada, y su eficacia se asocia a:
- La identificación de los procesos y actividades más adecuados para cada organización.
- La creación de los bloques integrados de servicios para la obtención de sinergias.
- La creación de un modelo de gestión del servicio que asegure los resultados esperados tanto desde el punto de vista de la compañía, como el del partner
- La selección del partner más fiable para realizar la operación (cumplimiento de SLAs) y lograr los compromisos contractuales (consecución de eficiencia).
Para ello, se encarga a Axis Corporate un diagnóstico, asesoramiento y acompañamiento en la evolución del modelo operativo del área de Operaciones y su modelo de externalización, con los siguientes hitos:
- Entender y caracterizar la situación actual de los servicios de Back Office y establecer escenarios de externalización con business de case
- Elaborar la RFP y dar soporte en el proceso de selección y negociación con proveedores.
- Acompañar a la entidad en la transición de los servicios a proveedores.
Objetivo, la mejora de la eficiencia del back-office
La entidad tiene la voluntad de conseguir la mejora de la eficiencia en sus servicios de back-office, revisando para ello el mapa de externalización y optimizando los costes operativos. Ello se lleva a cabo mediante la identificación de sinergias, iniciativas de mejoras en los servicios y la optimización del sourcing. En este último caso, se incluye, si procede, la concentración de proveedores o externalización de servicios realizados de forma interna en la actualidad, sin que ello disminuya la calidad de éstos ni haga aumentar el riesgo operativo.
Cómo ayudamos
Para dar respuesta a esta necesidad, Axis Corporate pone a disposición de la entidad cliente una contrastada metodología de análisis de modelos operativos, así como el conocimiento de los modelos operativos de la banca española y del mercado de proveedores de operaciones existente.
A continuación, resumimos el enfoque metodológico de Axis Corporate de las actividades a realizar para la consecución de los objetivos fijados en este proyecto de evolución del modelo operativo:
- Realización de kick off de proyecto, alineando la visión de los principales stakeholders para la consecución de los hitos esperados.
- Diagnóstico del modelo operativo actual, mediante las siguientes actividades:
- Análisis de la situación actual, pain points del modelo de operación interna / externa actual, tanto desde el punto de vista operativo como de control de riesgo operacional.Análisis organizativo, estructura de los departamentos y distribución de funciones.
- Análisis de la actividad, llegando al detalle de las tareas con el objetivo de caracterizarlas para la identificación de complejidad y riesgo para la determinación del modelo de operación objetivo para cada una.
- Dimensionado de las tareas identificando volumetrías y tiempos.
- Análisis de criticidad de actividades desde punto de vista estratégico de posicionamiento, reputacional y de negocio.
- Análisis de proveedor actuales, modelos de contratación, tarifas, perímetros de actividad, capacidad de servicio, capacidades funcionales y modelos de gestión y control.
3. Asesoramiento sobre el modelo operativo futuro
- Definición de modelo operativo futuro tanto desde punto de vista de:
-Modelo organizativo
-Modelo de gobierno
-Modelo de gestión
-Modelo relacional
-Perímetro de back office interno / externo
-Modelo de transición
- Elaboración de business case detallado según perímetros de externalización, forecast de costes, estructura organizativa interna y coste de transición.
4. RFP
- Elaboración de RFP de nuevo modelo de outsourcing según modelo y business case
- Definición de modelo de contratos marco para los nuevos proveedores seleccionados.
- Acompañamiento en la evaluación de respuestas de proveedores y apoyo en la negociación.
- Acompañamiento en la transición de servicios, así como en la protocolización de los servicios según modelo de operación definido.
Resultados
Una vez finalizado el proyecto, detallamos el impacto conseguido gracias a las eficiencias logradas en el modelo operativo:
- Ahorro del 18,9% sobre el coste total interno y externo del modelo operativo actual.
- Gestión del cambio a nivel de management del área de operaciones para entendimiento de la necesidad de evolución del modelo operativo.
- Alineamiento en mandos intermedios para la identificación de alcance de externalización y funciones y modelo de gestión requeridos a proveedores.
- Visión fidedigna de la situación del modelo operativo actual tanto desde punto de vista de calidad operacional, como de coste y riesgo de actividades.
- Consecución de una nueva metodología de contratación y evaluación de proveedores.
- Validación de la hoja de ruta y el business case con el comité de dirección de la entidad.
