El reto
El reto de nuestro cliente era conseguir cumplir con el presupuesto establecido con el mínimo de desviaciones.
Para ello, Axis Corporate ayudó a la entidad estableciendo una herramienta que, de forma proyectiva y preventiva, indicara o apuntara a una no consecución de alguna o de todas las líneas presupuestaria en meses venideros. Ello permitiría a la compañía y poder tomar decisiones suficientes, para que, en el peor de los casos, pudieran reducir el gap futuro.
Cuando una compañía no consigue una coordinación entre sus áreas, el seguimiento presupuestario se convierte, en listados interminables de justificaciones a los incumplimientos presupuestarios, en lugar de servir como base para la identificación de las causas de las desviaciones y la propuesta de iniciativas que las subsanen.
En este caso, la entidad no contaba con una herramienta de seguimiento presupuestario que le ayudaran a identificar desviaciones antes de que fuera demasiado tarde.
Nuestro cliente necesitaba una herramienta que le apuntaran, de forma preventiva, a una no consecución presupuestaria en los próximos meses y le permitieran así poder anticiparse y evitar consecuencias negativas o inesperadas en un futuro.
Cómo ayudamos
Axis Corporate, junto con el cliente, concluyó que la compañía necesitaba una herramienta que identificara potenciales incumplimientos presupuestarios mucho antes de que éstos se produjeran, en base a la realidad operativa.
Una herramienta capaz de transformar el total de una línea presupuestaria en sub-presupuestos asociados a cada etapa del proceso productivo, que poseyeran en su ADN las tasas de calidad en conversiones anteriores y posteriores, así como los tiempos de maduración de las propias actividades asociada.
De este modo, resulta más sencillo y evidente su seguimiento para cada etapa de proceso, aportando el valor (output) predecible de consecución del mismo a través de los indicadores anteriormente mencionados.
Así pues, se requería de una herramienta que diseccionara el presupuesto para un mejor seguimiento a nivel etapa de proceso, que nos permitiera identificar desviaciones mucho antes de que se convirtieran en realidad, que emplearan información histórica para alimentarse.
Una aplicación que identificara la inviabilidad del presupuesto y nos señalara la etapa causante, que estuviera diseñada para la gestión integral de producto “non performing loans y real state«, pero adaptable a cualquier entidad y negocio. En definitiva, y una herramienta que entregara a nuestro cliente la mejor información para que él pudiera tomar la mejor decisión.
Esta herramienta es la que denominamos “budgeting funnel tool”, debido a que en su ADN se encuentran implícito la identificación del embudo de conversión de las operaciones asociadas a cada línea presupuestaria para cumplir el objetivo final marcado.
Impacto
La implantación del budgeting funnel tool provocó balanceos desde una línea presupuestaria a otra de hasta el 15% del presupuesto global, debido a la identificación de la inviabilidad inicialmente asociada, lo cual ha permitido o debería permitir, asegurar su consecución presupuestaria.
Se identificaron incumplimientos presupuestarios con hasta 3 meses de antelación, lo que permitió establecer medidas correctoras que han evitado la pérdida potencial de hasta el 8% del presupuesto global.
Se identificó también cuellos de botella en los procesos, generando así iniciativas que acortaran sus tiempos de ciclo consiguiendo incluir, en el presente año, el presupuesto de enero del siguiente año, lo cual ha incrementado la consecución presupuestaria en un 7%.
En total, hasta un 30% del presupuesto global ha quedado potencialmente asegurado debido a la utilización de la herramienta de budgeting funnel tool.
