Transformación del sistema de gestión para la mejora operativa de procesos

Tras participar en la fase inicial de “Scoping Phase” del proyecto para evolucionar la plataforma de gestión del cliente, se solicita a Axis Corporate su colaboración para dar soporte desde la toma de requerimientos funcionales hasta la definición de pruebas (test cases). Debido a la magnitud del proyecto global, que abarca tres filiales, la implantación de la nueva plataforma de gestión se programa en distintas fases. La primera fase tiene como objetivo la definición de requerimientos para la configuración e implantación de la nueva herramienta en una de las filiales recientemente incorporada al grupo.

Los principales retos a superar en este proyecto son:

• Gestionar del cambio: hacer partícipes a todos los usuarios clave en el diseño del proceso To-be e involucrar al equipo de la nueva filial afectado por la implantación de la plataforma. Además de trabajar la validación de los entregables con las áreas core de la entidad (Negocio, Riesgos, Operaciones y Organización y Sistemas), para asegurar el cumplimiento de expectativas. En paralelo, el equipo de Axis Corporate tiene que asegurar una interlocución fluida con el proveedor tecnológico en la definición y entendimiento de los requerimientos, para identificar todos los GAP´s posibles desde una etapa temprana del proyecto.
• Entendimiento común de la metodología: comprobar que la metodología de trabajo definida y consensuada es entendida por todos los intervinientes durante el levantamiento y validación de requerimientos y en la posterior definición de pruebas. También dar soporte a la PMO global del proyecto, para alinear las metodologías de trabajo de cada uno de los actores, llevando a cabo acciones correctivas cuando sea necesario.
• Gobierno de proyecto: asegurar las comunicaciones sobre el avance y puntos de atención con todos los actores. Para ello se plantea la creación y actualización de un repositorio común de documentación, gestionado por la PMO global del proyecto, para evitar islas de información.

Para conseguir los objetivos propuestos, Axis Corporate presenta un calendario de acciones que alinea el enfoque de proyecto Agile del proveedor tecnológico con las capacidades del cliente.

Se propone partir de una metodología tradicional (definición de procesos To-be y requerimientos funcionales), transformar dicha documentación en Historias de usuario y Test Cases que aseguren y garanticen el éxito de la implantación de esta nueva plataforma de gestión:

• Definición procesos to-be: sesiones de levantamiento con los Key users de la sede y validación por el equipo de la nueva filial.
• Levantamiento y validación de requerimientos: workshops para el levantamiento de los requerimientos y validación con todos los intervinientes, previos a la entrega al proveedor tecnológico. Reuniones para entendimiento de los GAPS identificados por el proveedor tecnológico y validación de las soluciones aportadas.
• Elaboración de las «historias de usuario»: una vez validados los requerimientos por el cliente y el proveedor tecnológico, se redactan las historias de usuario para la creación del Backlog del proyecto.
• Definición de test cases: definición del circuito para la creación de Test Cases y la propia redacción de los documentos en los dos primeros sprints, para la realización de las pruebas de usuario. Incluyendo la creación y validación con todos los intervinientes, de la metodología a desarrollar para futuros sprints en la creación y validación de las pruebas de usuario.

En los resultados más destacados de este proyecto, destacamos:

• La definición de siete procesos to-be end to end, para la captación y gestiones de atención al cliente en los negocios de Auto y Consumo.
• Se han levantado 350 requerimientos relativos a las más de 100 etapas impactadas por el cambio de la plataforma.
• Más de 300 historias de usuario en la generación del product Backlog para el desarrollo de la plataforma de gestión.
• Capacitación del personal clave: se ha formado a los key users durante la definición de los test cases para validar las funcionalidades desarrolladas en sprint 1 y 2, para que sean autosuficientes en siguientes sprints.