Gestión de riesgos contractuales en compras en el sector bancario

Desde mayo de 2018, cuando empezó a aplicarse el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la UE cuenta con un único cuerpo de normas aplicable a todas las empresas que operan en su territorio, con independencia del lugar en que estén establecidas.

En España, los procesos de compras y relaciones con proveedores de las entidades bancarias se han visto afectados por esta nueva normativa. Dichos procedimientos se encontraban obsoletos, y carecían de homogeneidad, resultando muy complicada la labor de revisión y seguimiento por parte de la UE. Con la aplicación del RGPD, el BCE emite unas directrices (directrices EBA, Autoridad Bancaria Europea), adaptando estas relaciones con proveedores a las necesidades actuales en cuanto a privacidad y ciberseguridad se refiere. Cobrando así gran importancia la sensibilidad de los datos que poseen dichas entidades.

Nuestro cliente, para poder cumplir en tiempo y forma con estas actualizaciones como entidad bancaria, colabora con Axis Corporate para que esta actualización en las relaciones con proveedores siga un proceso de admisión, aceptación, selección y seguimiento basado en un best practice en cuanto a:

• Selección del proveedor cumpliendo con los requerimientos establecidos
• Realizar la correspondiente remediación de los proveedores ya existentes para que reflejen todos los requisitos de las directrices.
• Velar por la privacidad y ciberseguridad: con qué medidas de seguridad cuenta el proveedor, dónde hospeda la información sensible, etc.
• Adaptarse a la nueva normativa de la manera más eficiente posible.

Para cumplir con el objetivo del cliente, Axis puso en marcha un equipo de especialistas en operaciones y compliance, dotando al proyecto no solo de eficiencia en la puesta en marcha y consecución del proyecto, sino con el valor añadido del conocimiento técnico de expertos en normativa.

¿Cómo se puso en marcha?

Se industrializó y sistematizo el proceso con el objetivo de facilitar la gestión y coordinación de las modificaciones necesarias de los contratos para garantizar su adecuación a la normativa y regulación vigente. El equipo se encargó tanto del seguimiento, supervisión y revisión del proceso de gestión y coordinación de las modificaciones y revisiones contractuales, como de dar soporte para la adaptación legal de contratos vigentes de proveedores y colaboradores.

Se puso el foco en la remediación de los contratos distinguiendo dos escenarios:

• Bloque de contratos que necesitaban adaptarse a la nueva mesa de compras.
• Bloque de contratos antiguos, desfasados, para los que se tuvo que recuperar información, entender en qué punto estaban y proseguir con la actualización.

Esta cadena estaba compuesta por:

1. Completar el formulario de externalización. Para dar respuesta a cómo adaptamos los contratos a la nueva normativa se completaron los formularios de externalización para los contratos que estaban pendientes de adaptar.
2. Contacto con el gestor. Reuniones one-to-one con los gestores para facilitar la completitud de los formularios. En varios casos fue necesario reforzarlas para asegurar que la información identificada en los formularios fuera la necesaria para realizar las adaptaciones contractuales correspondientes.
3. Asesoría Jurídica del cliente. Generación de la adenda para adaptar los contratos a los directrices de la EBA, completada con la información de los formularios de externalización.
4. Revisión adenda con gestor. Todas las adendas se validaban con el gestor. Se hicieron varias reuniones para resolver las dudas que tuvieran los gestores o para concretar la información necesaria para realizar la adenda.
5. Revisión adenda con proveedor. Todas las adendas se validaban con el proveedor. Se realizaron varias comunicaciones entre los proveedores y asesoría jurídica del cliente con el fin de resolver los puntos discordantes de la negociación contractual, para finalmente obtener la aprobación tanto del proveedor como del cliente a la adenda generada
6. Firma y seguimiento de adendas. Apoyo para garantizar que se ejecutan y firman las adendas con proveedores de acuerdo con la estrategia de negociación definida y entregar adenda firmada por ambas partes al proveedor y a Gestión de proveedores.

La puesta en marcha de industrialización de procesos, utilizando este enfoque metodológico permitió disponer de:

• Trazabilidad de la gestión contractual
• Puesta en marcha de la completitud de los formularios de la manera más eficiente y correcta posible.
• Facilitar y agilizar el proceso de solicitud, cierre y ejecución de adendas contractuales y su revisión, gracias al planteamiento de planificación de necesidades
• Coordinación interna de responsables y ejecución de estrategia de negociación con proveedores, que garantizaba la cobertura legal antes y durante la ejecución y cierre de adendas contractuales
• Coordinación con los equipos del cliente constante, garantizando la correcta ejecución de cada paso de la cadena. Facilitando, acompañándolos y agilizando el proceso.

Para incrementar la eficiencia en la implantación de la sistemática se sistematizaron reuniones one-to-one con los gestores, transfiriendo el conocimiento y know-how del proceso. Se consiguieron eliminar cuellos de botella gracias a dicha transferencia de conocimiento y explicaciones. Estas actividades fueron percibidas de gran valor por el cliente.