Programa Total de Transformación para aumentar agilidad, calidad del servicio y eficiencia

A raíz del cambio de Dirección General de la Entidad, se solicitó a Axis Corporate, consultora de referencia para la entidad, una colaboración para llevar a cabo un Programa de Transformación Total con los objetivos principales de transformar la entidad en una organización ágil, líquida, eficiente y eficaz capaz de mantener la calidad de los programas y servicios.

Para ello, iniciamos el proyecto realizando un assessment de la organización con un triple objetivo:

• Definir el nuevo modelo de gobierno de la organización orientado a maximizar la sinergia entre las distintas áreas de la entidad para:

  • Reordenar la organización y el modelo de trabajo con la finalidad de optimizar la eficiencia, eficacia, trazabilidad y control de la entidad, así como alcanzar la excelencia de los servicios y programas de la entidad.
  • Identificar, definir líneas de trabajo y roadmap de transformación a abordar en el corto y medio plazo.

Fruto de este assessment inicial y del proceso de reflexión realizado con la Dirección General, se definió una nueva estructura organizativa y un nuevo modelo de gobierno para que el equipo pudiera liderar el plan de transformación aprobado. Los drivers principales que marcaron la definición del Plan de Transformación fueron:

• Asegurar la implantación de los cambios organizativos y modelo gobierno definidos
• Dimensionar adecuadamente cada una de las áreas que conforman la organización
• Identificar iniciativas de mejora verticales y transversales orientadas a alcanzar los objetivos de proyecto establecidos y que pueden resumirse en las siguientes líneas de actuación:

  • Diseño e implantación de la función de Organización, Calidad y Procesos
  • Potenciar la función de Recursos Humanos dentro de la organización
  • Diseño e implantación de la función de Operaciones
  • Diseño e implantación de la función de Compras
  • Diseño e implantación de la función de Compliance
  • Optimización del Modelo de Trabajo del Área de Auditoría Interna
  • Diseño e implantación del modelo de tres líneas de defensa
  • Revisión e implantación del modelo de Red Territorial
  • Diseño e implantación nuevo proceso de contratación corporativo
  • Optimización de los procesos del área de Finanzas
  • Diseño e Implantación nuevo repositorio documental corporativo

Para dar respuesta y operativizar el Plan de Transformación definido y aprobado, se implantó una Oficina de Transformación liderada entre el área de Organización y el equipo de Axis Corporate, compuesta por un equipo con alto nivel de expertise y seniority en proyectos de transformación y operativización.

La metodología contrastada que dispone Axis Coporate para proyectos de transformación, así como la gestión del cambio que dispone esta

Los impactos de la transformación llevada a cabo los podemos resumir en los siguientes puntos:

• Adecuación de las estructuras organizativas de los departamentos a los nuevos modelos de trabajo definidos, incrementando y reduciendo equipos en función del volumen de actividad y de la escalabilidad de los modelos operativos, así como adecuando el binomio perfil-puesto de trabajo, permitiendo esto optimizar las variables calidad de servicio-eficiencia.
• Protocolización del dimensionamiento de las áreas mediante la implantación de un modelo de dimensionado homogéneo para toda la organización, que permite adecuar los equipos al volumen de actividad y a los nuevos retos estratégicos de la organización de una forma ágil y transparente.
• Captura de eficiencias mediante la reducción de todos los ETTS de la organización que ocupaban posiciones de soporte y redistribuyendo sus funciones entre el resto de los miembros del equipo y captura de conocimiento internalizando aquellas posiciones de ETT que estaban realizando funciones estructurales.
• Implantación de la función de Operaciones, permitiendo esto centralizar funciones/actividades de carácter administrativo que liberaba de carga de trabajo a las áreas de contenido para que esta se pudieran centrar en el desarrollando de sus funciones claves,  y permitiendo  al mismo tiempo generar dinámicas de trabajo que han generado eficiencias y mejora en la gestión de los servicios.
• Implantación de un portal corporativo para la centralización de toda la documentación relativa a terceros, permitiendo esto agilizar y homogeneizar el proceso de petición de documentación, establecer niveles de servicio y reducir duplicidades en el proceso, impactando esto tanto la reducción de carga de trabajo de los equipos y de la documentación almacenada en distintos repositorios.
• Desarrollo de un nuevo ámbito de actividad para la entidad, a través de la reflexión de las posiciones requeridas, los perfiles necesarios y el modelo de relación con departamentos transversales
• Implantación del modelo de tres líneas de defensa y creación de la función de Cumplimiento Normativo, permitiendo esto asegurar el control de la actividad de la entidad y reduciendo así el riesgo asociado a la actividad de la entidad.
• Impulso de la rotación interna del 6% de la plantilla, fomentando la promoción interna y la cobertura de posiciones vacantes surgidas durante el Plan de Transformación, potenciando así la experiencia de empleado.
• Implantación del nuevo modelo de Red Territorial, definiendo las nuevas funciones y tareas a asumir por los empleados destinados en el Territorio y definiendo el modelo de relación con las áreas de contenido durante todo el ciclo de vida de las actividades, mejorando esto la experiencia de cliente.
• Creación de backlog adicional de más de 100 iniciativas a implantar con un impacto local, con afectación en cambios organizativos, reingeniería de procesos, modelos de gestión y herramientas tecnológicas.